Das Off-Boarding eines Mitglieds aus deinem Dubly.AI-Konto ist mehr als nur ein Klick auf „Entfernen". Du möchtest sicherstellen, dass die Arbeit erhalten bleibt, der Zugang vollständig entzogen ist und der Rest deines Teams hinterher nicht von fehlenden Inhalten überrascht wird. Das ist eine Checkliste für ein sauberes Off-Boarding.
Vor dem Entfernen des Mitglieds
1. Laufende Aufgaben neu zuweisen
Wenn offene Reviewer-Aufgaben vorhanden sind, weise sie jetzt neu zu. Reviewer-Aufgaben werden beim Entfernen der Person nicht automatisch übertragen, und du verlierst den Überblick. Wenn die Person Transkriptionen oder Übersetzungen eines Dubs bearbeitet hat, stelle sicher, dass ihre Änderungen gespeichert sind.
2. Was sie besitzen, dokumentieren
Gehe alles durch, was sie spezifisch konfiguriert haben:
Custom Voices, die sie erstellt oder eingerichtet haben.
Übersetzungsstile oder Glossare, die sie angepasst haben.
Projekte, die ihnen gehören.
Angeheftete oder aktive Dubs, an denen sie gearbeitet haben. Erfasse genug, damit jemand anderes die Arbeit aufnehmen kann.
3. Zuständigkeiten dort festhalten, wo es wichtig ist
Dubly.AI überträgt die Dub-Inhaberschaft beim Entfernen eines Mitglieds nicht offiziell – der Dub bleibt im Konto, unabhängig davon. Aber wenn dein Team „wer ist für diesen Dub zuständig" extern verfolgt (in einem Projektmanager, einer Tabelle), ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diese Aufzeichnungen zu aktualisieren.
4. Geteilten externen Zugang prüfen
Wenn das Mitglied Dubly.AI-Dubs mit Personen außerhalb deines Kontos geteilt hat (über einen Share-Link), funktionieren diese externen Links weiterhin. Wenn du einen externen Share widerrufen möchtest, tue das am Dub selbst, nicht indem du das Mitglied entfernst.
Das Mitglied entfernen
Sobald alles oben Genannte erledigt ist, entferne ihn wie in Wie du ein Mitglied aus deinem Konto entfernst beschrieben.
Nach dem Entfernen
5. Überprüfe, ob der Zugang entzogen ist
Wenn du eine Möglichkeit hast, es zu testen (ein gemeinsames Gerät, eine Bildschirmaufnahme aus seiner letzten Sitzung), bestätige, dass er sich nicht mehr im Konto anmelden kann.
6. Das Team informieren
Informiere das Team darüber, wer entfernt wurde und was neu zugewiesen wurde. Wer sich auf „frag Sara" verlässt, schätzt es nicht, erst im Nachhinein herauszufinden, dass Sara weg ist.
7. Ausstehende Einladungen bei Bedarf stornieren
Wenn das Mitglied offene Einladungen an andere Personen hatte, die noch nicht angenommen wurden, funktionieren diese Einladungen noch. Überprüfe ausstehende Einladungen und widerrufe alle, die nicht mehr zutreffen.
Was ist, wenn die Person zurückkommt
Wenn jemand, den du entfernt hast, wieder Zugang benötigt, lade ihn einfach erneut ein. Der Verlauf der Dubs, an denen er beteiligt war, bleibt erhalten, aber seine neue Mitgliedschaft beginnt von vorne.